Convenir du calendrier avant les travaux
Définis avec le client les étapes, leur justification et le montant ou mode de calcul. Aucun pourcentage d'acompte n'est présenté ici comme une obligation générale. Une facture d'acompte suit les règles de facturation applicables ; sa date et son traitement de TVA doivent correspondre à l'opération.
Un scénario qui retombe sur le total
Exemple fictif à adapter à ton entreprise : contrat de 10 000 € HT, sans avenant ni retenue de garantie. Les montants HT illustrent le rapprochement ; la TVA et son exigibilité se traitent séparément selon le régime et l'opération. L'acompte est imputé une seule fois dans la première situation.
| Document | Base cumulée | Déjà facturé à déduire | Nouvelle facture HT |
|---|---|---|---|
| Acompte convenu | 2 000 € | 0 € | 2 000 € |
| Situation à 50 % | 5 000 € | 2 000 € | 3 000 € |
| Situation à 80 % | 8 000 € | 5 000 € | 3 000 € |
| Solde à 100 % | 10 000 € | 8 000 € | 2 000 € |
| Total des nouvelles factures | 10 000 € |
Séparer facturation et encaissement
Si la facture d'acompte n'est pas encore réglée, elle reste à recouvrer : cela ne justifie pas de la facturer à nouveau dans le solde. Tiens deux colonnes distinctes, documents émis et paiements reçus. Rapproche les références plutôt que de soustraire un montant mémorisé oralement.
Référence | Date | Montant HT | TVA | TTC | Avoir éventuel | Paiement reçu | Date de paiement | Reste dû Contrôle : total des factures moins avoirs = montant final facturé. Contrôle séparé : total TTC facturé moins paiements = reste à encaisser.
Avenants, retenues et limites du scénario
Un avenant accepté change la base contractuelle et doit être identifié dans le décompte. Une retenue de garantie éventuelle nécessite un traitement conforme au contrat et au cadre applicable ; elle n'est pas assimilable à une remise. Le tableau ne calcule pas les marchés publics, retenues ou révisions de prix. Fais vérifier ces cas avant émission au lieu de leur appliquer mécaniquement l'exemple.
Que montrer au client ?
Présente le montant du marché, les avenants validés, l'avancement, les références des factures précédentes et le montant nouvellement demandé. Une présentation cumulative bien expliquée permet au client de suivre le total sans additionner deux fois les colonnes. Conserve les éléments justifiant l'avancement.