Situation de travaux, acompte et retenue de garantie : comment facturer un chantier
Publié le 17 juin 2026 · Bulbiz
Situation, acompte, retenue de garantie : le guide unique pour facturer un chantier au fil de l'eau sans erreur, marché privé comme public, avec exemple chiffré.
Quelle différence entre acompte, facture de situation et retenue de garantie sur un chantier ?
Ces trois notions interviennent au même endroit — votre facturation de chantier au fil de l'eau — mais à des moments et pour des raisons différents. C'est précisément parce qu'on les explique séparément qu'on finit par se tromper : un acompte mal déduit ou une retenue oubliée fausse tout le suivi du marché. Voici la distinction claire. L'acompte est un versement encaissé avant ou en tout début de travaux, sur la base du devis signé, pour financer l'approvisionnement et le lancement du chantier. Il n'est pas une situation : il sera déduit ensuite des montants facturés à l'avancement. La facture de situation (ou facture d'avancement) constate, à une date donnée, le pourcentage de travaux réellement exécutés, ligne de devis par ligne de devis. Elle se raisonne toujours en cumul depuis le début du chantier, puis on retranche ce qui a déjà été facturé pour obtenir le montant de la période. La retenue de garantie, enfin, est une somme — au maximum 5 % — que le maître d'ouvrage conserve pour se prémunir contre d'éventuelles malfaçons, et qu'il vous restitue une fois le délai de garantie écoulé. Elle se calcule sur chaque situation, mais ne sort de votre trésorerie qu'à la fin. Le piège classique consiste à confondre le pourcentage d'avancement (combien j'ai produit) et le pourcentage net encaissé (combien je touche après retenue). Chez Bulbiz, ces trois flux sont tenus sur une seule ligne de chantier pour éviter ce mélange.
- Acompte : encaissé en amont, déduit ensuite des situations — ce n'est pas du chiffre d'affaires constaté à l'avancement.
- Facture de situation : photographie de l'avancement cumulé à une date, moins ce qui est déjà facturé.
- Retenue de garantie : 5 % maximum prélevés en sécurité, libérés après le délai de garantie.
- Règle d'or : raisonnez toujours en cumul HT depuis le début, jamais période par période isolée.
Comment calculer le montant à facturer chaque mois selon l'avancement, net de retenue ?
Prenons un chantier fictif mais réaliste : une rénovation pour un marché privé, montant du devis 100 000 € HT, acompte de 10 000 € HT versé au démarrage, retenue de garantie de 5 %, TVA à 10 %. Le principe de calcul tient en quatre étapes, à répéter chaque mois. 1) Vous déterminez l'avancement cumulé en pourcentage du marché (constaté avec le client ou le maître d'œuvre). 2) Vous multipliez par le montant du marché pour obtenir le cumul HT produit. 3) Vous soustrayez le cumul déjà facturé sur les situations précédentes : vous obtenez le HT de la période. 4) Vous appliquez la retenue de 5 % sur ce HT de période, puis la TVA, et vous déduisez l'acompte au prorata ou en une fois selon ce qui a été convenu. Le tableau ci-dessous déroule un chantier sur quatre mois. Notez que la retenue se cumule (ici 5 000 € au total sur les 100 000 €) et reste due par le client jusqu'à libération. L'erreur la plus fréquente — et celle que les outils généralistes type Henrri, Sinao ou EBP gèrent mal — est de recalculer la retenue sur le cumul plutôt que sur la période, ce qui aboutit à une double retenue. Avec Bulbiz, la situation N+1 reprend automatiquement le cumul N et ne retient que sur le delta de la période.
- Mois 1 — avancement 20 % : cumul HT 20 000 € ; période 20 000 € ; retenue 5 % = 1 000 € ; net HT 19 000 €.
- Mois 2 — avancement 50 % : cumul HT 50 000 € ; période 30 000 € ; retenue 1 500 € ; net HT 28 500 €.
- Mois 3 — avancement 80 % : cumul HT 80 000 € ; période 30 000 € ; retenue 1 500 € ; net HT 28 500 €.
- Mois 4 — avancement 100 % (solde) : cumul HT 100 000 € ; période 20 000 € ; retenue 1 000 € ; net HT 19 000 €.
- Total retenue cumulée : 5 000 € (5 % de 100 000 €), à libérer après le délai de garantie ; l'acompte de 10 000 € se déduit du solde TTC.
Marché privé ou marché public : comment s'applique la retenue de garantie de 5 % ?
La distinction marché privé / marché public est le point que la plupart des articles concurrents survolent, alors qu'elle change la mécanique de la retenue. En marché privé, la règle vient de la loi n° 71-584 du 16 juillet 1971, d'ordre public : la retenue est plafonnée à 5 %, prélevée sur chaque situation, et le maître d'ouvrage doit en principe consigner les sommes entre les mains d'un tiers (consignataire) — à défaut de consignation, la retenue tombe et doit vous être versée. L'entreprise peut, à tout moment, remplacer la retenue par une caution personnelle et solidaire d'un établissement financier, ce qui préserve votre trésorerie. En marché public, le cadre est celui du Code de la commande publique et du CCAG Travaux : la retenue est elle aussi plafonnée à 5 % et prélevée sur chaque acompte (chaque situation), mais elle peut être remplacée dès la signature par une garantie à première demande ou une caution. La différence pratique la plus importante porte sur le moment du prélèvement et sur le délai de restitution (voir section suivante). Retenez surtout que dans les deux cas la retenue s'applique versement par versement — il ne s'agit jamais de retenir 5 % d'un coup sur la dernière facture.
- Marché privé : loi du 16 juillet 1971, 5 % maximum, consignation obligatoire des sommes ; non-consignation = libération automatique de la retenue à votre profit.
- Marché public : Code de la commande publique + CCAG Travaux, 5 % maximum prélevés sur chaque acompte.
- Dans les deux cas, la retenue peut être remplacée par une caution ou garantie pour ne pas immobiliser votre trésorerie.
- À éviter absolument : retenir les 5 % en une fois sur la facture finale — la retenue se prélève sur chaque situation.
Quand et comment récupérer la retenue de garantie (délais de 12 et 13 mois) ?
La retenue n'est pas une perte : c'est une somme à récupérer, à condition de la relancer. Le déclencheur du délai est la réception des travaux, formalisée par un procès-verbal de réception (avec ou sans réserves). En marché privé, la retenue est libérée à l'expiration d'un délai d'un an après la réception : si, au terme de ces 12 mois, le maître d'ouvrage n'a notifié aucune opposition motivée au consignataire pour malfaçon, les sommes vous reviennent de plein droit, même sans mainlevée formelle. En marché public, la pratique courante porte le délai à 13 mois : 12 mois de délai de garantie (parfaitement achèvement) suivis d'un délai de remboursement, l'administration disposant de 30 jours après l'expiration pour rembourser. Le réflexe gagnant est de ne pas attendre passivement. Inscrivez la date de réception, calculez l'échéance, et programmez une relance de libération de retenue quelques jours avant le terme, accompagnée d'une facture de solde de retenue. Sans relance, beaucoup d'artisans laissent dormir ces 5 % pendant des années. Bulbiz pose une alerte automatique à J-15 de l'échéance et pré-génère la facture de libération, que vous validez d'un clic.
- Point de départ : la date du procès-verbal de réception des travaux (avec ou sans réserves).
- Marché privé : libération à 12 mois ; sans opposition notifiée du client, restitution de plein droit.
- Marché public : environ 13 mois (12 mois de garantie + délai de remboursement, 30 jours pour payer après expiration).
- Bonne pratique : programmer une relance de libération + facture de solde de retenue avant l'échéance, sinon les 5 % restent bloqués.
Quels modèles utiliser pour une facture de situation conforme en 2026 ?
Une facture de situation conforme reprend toutes les mentions légales d'une facture classique, plus des mentions propres à l'avancement. En 2026, la généralisation progressive de la facture électronique (réforme e-invoicing) renforce l'exigence de structuration : vos situations doivent porter des données propres et traçables, ce que les modèles Word bricolés gèrent mal. Un bon modèle de facture de situation fait apparaître, sans ambiguïté : la référence au marché ou au devis signé, le numéro d'ordre de la situation (situation n° 1, n° 2…), le pourcentage d'avancement par poste, le cumul HT depuis l'origine, le montant déjà facturé, le HT de la période, la retenue de garantie de la période et son cumul, la TVA, et la déduction d'acompte le cas échéant. Pour la libération, prévoyez un second modèle : la facture de solde de retenue de garantie, qui référence la situation finale et le PV de réception. Vous pouvez partir d'un tableur structuré (un onglet par situation, report automatique du cumul) ou, mieux, d'un logiciel qui verrouille les reports. Les modèles téléchargeables circulant en ligne sont un bon point de départ, mais vérifiez qu'ils distinguent bien retenue de période et retenue cumulée — c'est là que les gabarits génériques se trompent.
- Mentions clés d'une situation : référence marché/devis, n° d'ordre, % d'avancement par poste, cumul HT, déjà facturé, HT période, retenue (période + cumul), TVA, déduction d'acompte.
- Prévoir un modèle distinct de facture de libération de retenue, référençant le PV de réception.
- En 2026, anticiper la facture électronique : privilégier des données structurées plutôt qu'un PDF mis en page à la main.
- Vérifier que le modèle sépare retenue de la période et retenue cumulée pour éviter la double retenue.
Comment automatiser la génération des situations sans perdre le contrôle des pourcentages ?
L'automatisation d'une situation n'a de sens que si vous gardez la main sur le seul chiffre qui ne se déduit pas mécaniquement : le pourcentage d'avancement réel, qui dépend de votre constat de chantier. Tout le reste — cumul HT, montant de la période, retenue de 5 % sur le delta, TVA, déduction d'acompte, report sur la situation suivante — est du calcul pur et doit être automatisé. C'est exactement le principe de Bulbiz : « l'IA propose, l'humain valide. » Concrètement, à partir de la situation N validée et du marché, le système pré-génère la situation N+1 en reportant le cumul, en proposant un avancement par poste (à partir des éléments de suivi de chantier), en appliquant la retenue uniquement sur la production de la période, et en posant les alertes de libération aux échéances de 12 ou 13 mois. Vous, vous corrigez le pourcentage si le terrain dit autre chose, puis vous validez. Le garde-fou humain est central : un agent qui facturerait seul un mauvais avancement créerait un litige client. En reliant capture de la demande, dossier de chantier, devis, situations et libération de retenue dans un même fil, Bulbiz supprime les recalculs manuels — la cause numéro un des erreurs de retenue — tout en laissant la décision finale à l'artisan.
- Automatiser le déterministe : report du cumul, HT de période, retenue sur le delta, TVA, déduction d'acompte.
- Garder humain le subjectif : le pourcentage d'avancement réel constaté sur le chantier.
- Bulbiz pré-génère la situation N+1 et les alertes de libération de retenue ; l'artisan valide ou corrige.
- Bénéfice : fin des recalculs manuels source d'erreurs, et aucune retenue oubliée à l'échéance.