Qualifier l'impayé avant de relancer
Contrôle le bon destinataire, la preuve d'envoi, l'échéance et les encaissements. En cas de contestation, demande les points précis et examine les éléments du chantier. Une suite de messages automatiques ne résout pas un désaccord sur la prestation.
| Situation | Action amiable |
|---|---|
| Oubli / document manquant | Renvoyer la référence et convenir d'une date de règlement |
| Désaccord | Lister les points contestés et organiser leur examen |
| Difficulté de paiement | Discuter d'une solution et formaliser tout accord |
| Aucune réponse | Constituer le dossier et examiner une démarche formelle adaptée |
Deux modèles de relance amiable
Exemple fictif à adapter à ton entreprise. Ces textes ne sont pas des modèles de mise en demeure. Vérifie le montant réellement dû et évite d'envoyer des informations du chantier à un destinataire non autorisé.
Premier message Bonjour [nom], sauf erreur de notre part, la facture [référence], d'un montant restant dû de [montant], arrivée à échéance le [date], n'apparaît pas réglée. Pouvez-vous vérifier sa réception et nous indiquer la date prévue de règlement ? Si le paiement a déjà été effectué, merci de nous en préciser la référence. [Signature] Après un échange Bonjour [nom], à la suite de notre échange du [date], voici le point sur la facture [référence] : [situation factuelle]. Nous avons convenu de [prochaine étape] pour le [date]. Merci de nous confirmer cet accord ou de préciser le point restant à traiter. [Signature]
Si la démarche amiable échoue
La relance et la mise en demeure sont des démarches distinctes. Une mise en demeure nécessite une formulation suffisamment claire et formelle ; un professionnel du droit ou du recouvrement peut aider à l'adapter. Un recours judiciaire dépend de la créance et du litige. N'attends pas une succession illimitée de relances pour faire examiner ton dossier et les délais applicables.
Particulier et professionnel : ne pas copier les mêmes frais
Les mentions de paiement et de pénalités doivent correspondre à la relation contractuelle et au cadre applicable. Ne transpose pas automatiquement les frais de recouvrement prévus entre professionnels à un particulier. Ce guide ne calcule pas de pénalités ni ne fixe un délai de prescription pour tous les cas.
Les pièces à conserver
Regroupe les versions datées et les preuves utiles sans modifier les documents émis. Note séparément la part contestée et les paiements reçus.
- Devis accepté, conditions convenues et avenants.
- Facture et preuve de transmission.
- Éléments de réalisation, réserves éventuelles et échanges.
- Échéance, encaissements et reste dû.
- Relances, réponses et accords de paiement.
- Identité exacte de la personne ou entité engagée.